XRechnungen an den deutschen Bund und weitere Empfänger direkt aus ihrem SAP System mit unserem snap Rechnungsausgangsbuch

Kurzüberblick

Mit unserer snapWARE Rechnungsausgangsbuch (RAB) können Sie problemlos Rechnungen aus Ihrem SAP-System im Format XRechnung an beliebige Empfänger senden. Die Umwandlung zur XRechnung geschieht dabei vollautomatisiert im Hintergrund. Unsere Lösung wird direkt in Ihre bereits etablierten Prozesse eingebettet und macht sich dort SAP-Standardfunktionalitäten zu Nutze. Dies hat den Vorteil, auch nach dem Einspielen von neuen SAP-Releases voll einsatzfähig zu bleiben. Der Versand der Rechnungen kann entweder manuell, mittels Down- und Uploads, oder automatisiert via E-Mail erfolgen. Eine Anbindung zu unserem EDI-Partner PEPPOL wäre ebenso möglich. Unabhängig der gewählten Versandart, verschafft Ihnen unser integriertes Monitoring-Tool stets den Überblick über den gesamten Ablauf des Rechnungsversandes.

Ausgangssituation

Mit der Richtlinie 2014/55/EU, einigten sich alle Mitglieder der Europäischen Union darauf, einen EU-weiten Standard für elektronische Rechnungen einzuführen. In Deutschland wurde diese Richtlinie mit der Einführung der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) in nationales Recht umgesetzt.

Mit dem E-Rechnungs-Gesetz sind seit dem 27. November 2020 alle Lieferanten des Bundes verpflichtet, die Rechnungsstellung im Rahmen öffentlicher Aufträge in elektronischer Form vorzunehmen. Das bedeutet, dass Sie keine Papierrechnungen und auch keine derzeit noch üblichen PDF-Rechnungen mehr an öffentliche Auftraggeber des Bundes senden dürfen. Ausnahmen von dieser Verpflichtung bilden gemäß § 3 Abs. 3 E-RechV Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 €, geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten und bestimmte Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes bzw. sonstige Beschaffungen im Ausland. 

Übermittlung der E-Rechnung an Bund und Länder mit snap RAB

Die Bundesländer setzen die E-Rechnung in eigener Kompetenz um, was zu abweichenden und teils sehr unterschiedlichen Anforderungen des elektronischen Rechnungsaustauschs führen kann. Ein Übertragungskanal der jedoch von Bund und Land gleichermaßen unterstützt wird, ist die Übermittlung via E-Mail.

Hier hilft Ihnen unser snap Rechnungsausgangsbuch (RAB) für S/4HANA bzw. SAP ERP. Der elektronische Austausch von Rechnungen spart Ihnen nicht nur Zeit und Arbeit, sondern reduziert auch die Fehleranfälligkeit, da die Daten direkt aus Ihrem SAP System ermittelt und übertragen werden.

Out-of-the-Box ermöglicht Ihnen das snap Rechnungsausgangsbuch, XRechnungen an den Bund, bzw. Bundesdienststellen und bundesnahe Unternehmen zu übermitteln. Grundsätzlich kann jedoch jeder Partner, welcher eine XRechnung verarbeiten kann, angebunden werden. Aber nicht nur das: Der modulare Aufbau des RABs bietet eine schnelle und unkompliziert Plattform auch weitere Rechnungs-Formate und Rechnungsempfänger elektronisch zu integrieren. Liefern Sie beispielsweise auch an den Österreichischen Bund, können Sie dies ganz bequem über das selbe Tool steuern.

Monitoring & Erweiterungen

Um nicht den Überblick zu verlieren, können Sie im mitgelieferten RAB-Monitor alle Rechnungen verwalten und deren Status über den gesamten Prozess hinweg verfolgen. Von der Freigabe der Rechnung bis zur Rückmeldung durch den Empfänger - jeder Schritt wird protokolliert und relevante Dokumente werden archiviert. So wissen Sie immer, in welchem Status Ihre Rechnungen gerade sind. Ein durchdachtes Erweiterungskonzept ermöglicht es, bei Bedarf, zusätzliche Informationen in die elektronische Rechnung einzufügen, um diese an Ihre Bedürfnisse bzw. die des Partners anzupassen.

Profitieren Sie nicht nur von einer ausgereiften und vielfach eingesetzten Lösung, sondern auch von unseren Erfahrungen mit bestehender Kundenbasis in diesem Bereich.