Brau Union Österreich setzt am Point of Sale auf snap Kasse
Die Brau Union Österreich bietet ihren Kunden die Möglichkeit, das hopfige Erfrischungsgetränk an mehr als 40 Standorten direkt abzuholen. Damit auch die internen Verrechnungsprozesse reibungslos funktionieren, setzt das Unternehmen am Point of Sale auf die integrierte SAP-Kassenlösung von snap.
Vierzehn führende Biermarken vertreibt die Brau Union Österreich, darunter erwiesene österreichische Publikumslieblinge wie Gösser, Schwechater, Zipfer und Fohrenburger. Das Sortiment umfasst mehr als 100 Biersorten – vom klassischen Pils bis zu unterschiedlichsten Bierspezialitäten. Und es schmeckt offensichtlich – setzt die Brau Union Österreich doch jährlich beeindruckende 5 Millionen Hektoliter Bier ab. Einen nicht unwesentlichen Anteil davon erwirtschaften die Shops in den 9 Brauereien, 3 Manufakturen und den mehr als 30 Logistikstandorten in ganz Österreich. Grund genug, die Kassen am Point of Sale direkt an das konzernweit verwendete SAP ERP anzubinden.
Challenge: Unveränderter Verkaufsprozess bei voller SAP-Integration
Weitere Argumente waren die Integration der Brau Union Österreich in die globale HEINEKEN-Organisation, der absehbare Wechsel zu einem neuen CRM-System und nicht zuletzt die Vorgaben der Europäischen Union zur Fiskalisierung von Registrierkassen. „Wir waren auf der Suche nach einer Lösung, die ähnlich benutzerfreundlich wie eine klassische Retail-Supermarkt-Kasse funktioniert, dabei aber voll in SAP ECC bzw. bereits auch in SAP S/4HANA integriert und zu 100% rechtssicher ist“, erklärt der verantwortliche IT-Projektmanager bei der Brau Union Österreich Mag. Stefan Campos-Haslehner. Allerdings war kein System mit eigener Bestandsführung erwünscht. Um die Komplexität gering zu halten und Schnittstellen zu vermeiden, sollte der in SAP bereits korrekt abgebildete Prozess von der Auftragserfassung bis zur Rechnungserstellung unverändert weiter im Sales & Distribution-Modul durchgeführt werden.
Die neue Kassenlösung sollte also aktuelle Bestände, Mengenbeschränkungen sowie Kundendaten und Konditionen aus dem SAP-System abrufen und auch aktualisieren können. Wie abgebrochene Vorprojekte gezeigt hatten, war die Anbindung existierender non-SAP-Kassen extrem schwierig, wenn nicht gar unmöglich. Deshalb war, auch aus Gründen der Zukunftssicherheit, eine Lösung gefragt, die sich nahtlos in SAP einfügt. Bei erfolgreichen Projekten in der Vergangenheit hatte sich Brau Union Österreich bereits von der Professionalität und Lösungskompetenz von Snap Consulting GmbH überzeugen können. Ergänzende Recherchen brachten die Gewissheit, dass snap auch beim Thema Kassenlösung für SAP die Nase vorn hat. Für das Pilotprojekt bot sich die Brauerei Fohrenburg in Bludenz an: Zum einen, weil hier eine Sonderprogrammierung für den Artikelverkauf ersetzt werden musste, und zum anderen, weil die Integration in das unternehmensweite SAP-System anstand.
Agile Umsetzung umfangreicher Funktionen
Zu den Anforderungen an die neue Kassenlösung zählten neben dem Zugriff auf Kunden- und Materialstammdaten sowie Verfügbarkeitsprüfungen auch dezidiert ein benutzerfreundliches Interface für Eingaben per Touchscreen, Scanner oder Tastatur. Darüber hinaus standen neben der Möglichkeit zur Barzahlung auch die Kartenzahlung via Terminal sowie die elektronische Signatur für Lieferscheine im Pflichtenheft. Zudem war gefordert, dass jede Kasse einen eigenen Tagesabschluss durchführen kann. Nach einer umfassenden Bedarfsanalyse und dem Vorliegen einer technischen Machbarkeitsstudie minimierte ein vor Projektstart durchgeführter Proof of Concept potenziell vorhandene Risiken. Bei der Entwicklung entschied man sich für eine agile, iterative Umsetzung: 3-wöchige Sprints und inkrementelle Auslieferung mit Unterstützung von Jira, Confluence und Xray. Um ein gutes Gefühl für das künftige Look & Feel der Anwendung zu bekommen, erstellte das snap-Team mit dem UX-Design-Tool Figma entsprechende Mockups für die benötigten Fiori-Oberflächen. Um Usability und Praxistauglichkeit sicherzustellen, waren von Beginn an qualifizierte Enduser, sprich Mitarbeiter aus den Shops und der Finanzabteilung, in den Prozess eingebunden.
snap Kasse am Point of Sale: Simulation vor Auftragsabwicklung
Weil man in Österreich bei so wichtigen Themen wie Bier keine halben Sachen macht, entschied sich das Projektteam in der Umsetzung für eine außergewöhnliche Lösung: Eine vollständige Simulation des Verkaufs in der snap Kasse. Was kurios klingt, hat einen völlig rationalen Hintergrund. Wird innerhalb von SAP ein potenzieller Auftrag gestoppt, etwa weil die benötigten Mengen nicht vorhanden sind oder die Bonität des Kunden nicht entspricht, dann wäre dieser Verkaufsvorgang zwar von der Kasse abgeschlossen, im SAP hingegen könnte der Auftrag nicht finalisiert werden. Um solche „Zombie-Aufträge“ zu entfernen, wäre ein Eingriff in SAP notwendig, was definitiv nicht erfolgen soll.
„Um also keine derartigen Probleme im funktionierenden SAP-Prozess zu verursachen, passiert der gesamte Verkaufsprozess mitsamt den notwendigen Überprüfungen vorab in der snap Kasse. Diese Auftragssimulation gewährleistet, dass der Auftrag auch in SAP abgewickelt werden kann. Gibt es hier grünes Licht vom System, wird der Auftrag erstellt und der Verkaufsvorgang abgeschlossen“, erklärt der bei snap verantwortliche Projektleiter Thomas Spannring.
Die vollintegrierte SAP-Kasse am POS
Seit Juni 2023 ist die erste Version der snap Kasse bei der Brau Union Österreich live und wird seitdem sukzessive in den mehr als 40 Shops und Standorten ausgerollt. Stefan Campos-Haslehner: „Mit der snap Kasse haben wir genau das Produkt bekommen, das wir für unsere Shops benötigen. Das Design und die Benutzerfreundlichkeit haben auch unsere Shop-Teams begeistert. Das kompetente Team von snap war ein optimaler Partner, der mit uns diese Lösung genau für unseren Bedarf und entsprechend dem technischen State of the Art konzipiert und realisiert hat.“
Die snap Kasse entspricht den Rechtsvorschriften von KassenSichV (DE) und RKSV (AT), ist vollständig in SAP ECC bzw. SAP S/4HANA integriert und greift in Echtzeit auf Kunden- und Materialstammdaten zu. Darüber hinaus ist sie nahtlos mit den SAP-Modulen für Finanz- und Rechnungswesen (FI) sowie für Vertrieb (SD) verzahnt. Dank des modularen Aufbaus kann die snap Kasse um Funktionen wie Kartenzahlung oder digitale Signatur erweitert werden.
Und selbstverständlich läuft die snap Kasse auch auf S/4HANA, wobei verschiedene Architekturen und auch hybride Lösungen möglich sind. Der Erwerb einer Lizenz der Kassenlösung beinhaltet sowohl die On-Premises-Variante unter SAP ECC als auch die auf S/4HANA lauffähige Version. Als etablierter Softwareentwickler und SAP-Partner mit mehr als 20 Jahren Erfahrung setzt sich Snap Consulting GmbH dafür ein, dass die Kassenlösung auch bei zukünftigen SAP-Releases problemlos funktioniert.
